В вузах, участвующих в разработке или внедрении ИИАС, существуют различные подходы к:
- формированию учебных рабочих планов;
- расчету нагрузки (по аудиторной нагрузке, с учетом самостоятельной работы студентов);
- ведению контингента студентов на разных уровнях (отдел кадров, деканаты, учебный отдел, бухгалтерия);
- формированию и использованию графика учебного процесса;
- проведению экзаменационной сессии (зачетно-экзаменационные ведомости, направления, журналы успеваемости);
- ведению учебной карточки студента;
- формированию приложения к диплому;
- формированию списков студентов на стипендию по результатам сессии;
- проведению приемной комиссии (прием документов, вступительные экзамены, подсчет баллов, зачисление).

Кроме того, в разных университетах имеются разные структурные подразделения, которые занимаются планированием и управлением учебным процессом или эти подразделения имеют различный набор функций.

Появляется необходимость в согласовании всех перечисленных функций системы "Учебный процесс" на уровне вузов для дальнейшей унификации и выработки единой структуры базы данных и списка бизнес-функций, а также списков входной и выходной документации.

Дальнейшим этапом должна стать разработка универсальных приложений для всех вузов. Все эти приложения должны опираться на единую для всех вузов структуру базы данных. Для координации выполнения совместных работ создан технический комитет из специалистов всех ВУЗов, участвующих в проекте. Кроме того, по различным проблемам могут создаваться различные рабочие группы. Например, была создана рабочая группа по разработке подсистемы "Планирование учебного процесса".

Выбор для реализации этой подсистемы в качестве первой подсистемы при создании системы "Учебный процесс" в ИИАС обусловлен несколькими факторами. Во-первых, это первая задача которая решается в ВУЗе для организации учебного процесса в новом учебном году, во-вторых, с этой подсистемой сильно связаны другие подсистемы управления учебным процессом, в-третьих, опытная эксплуатация этой подсистемы может быть проведена подразделениями университетов только в марте-апреле текущего календарного года.

Для выполнения работ по проектированию подсистем первой очереди работ по созданию первой очереди системы "Учебный процесс", учитывая сроки ее реализации, был выбран следующий инструментарий: Oracle Server 8i; Oracle Designer 2000 R6.0; Oracle Developer 2000 R6.0; Oracle WEB Aplication Server 4.0.

На следующем этапе каждый участник группы подготовил описание технологии выполнения этих работ в своем вузе; перечень входных и выходных документов, которые должны быть реализованы в подсистеме; методики расчета учебных нагрузок и штатов кафедр, обеспечивающих учебный процесс; структуру базы данных, необходимую для функционирования подсистемы.

Затем была подготовлена и проведена рабочая встреча, на которой были обсуждены различные подходы к подсистеме; разработана технология объединения этих подходов; создана единая структура базы данных для создания подсистемы; разработаны рекомендации по созданию и ведению элементов "репозитария" Designer 2000 (сущностей, ER-диаграмм, диаграмм функциональной иерархии); разработана технология согласования "репозитариев" в вузах разработчиках.

В результате выполнения этих работ были сделаны выводы о возможности объединения подходов различных вузов при достаточно серьезной проработке вопросов технологии выполнения работ по подсистеме в конкретном вузе а также о возможности и необходимости участия других вузов-участников в работе уже на первых этапах создания подсистемы с целью максимального учета различных подходов к решению задачи планирования учебного процесса в вузе. В этом случае уменьшаются трудозатраты на этапе адаптации подсистемы к конкретным условиям, а также возрастает вероятность успешного внедрения и функционирования подсистемы в вузе.