Создание приказа по кадрам

Полезный совет! В поле «Текст» можно ввести ключевые слова (например: краткое описание типа пункта приказа, фамилия сотрудника и т.д.), что в дальнейшем может облегчить поиск нужно приказа, если не известен его «Ид» (см. рис. ниже).

1. Ввод данных приказа

В первую очередь необходимо ввести следующее (соблюдая последовательность действий):

1. «№»: номер пункта приказа;

2. «Тип пункта»: нажать F9, далее выбрать категорию, а затем тип пункта приказа. Нажать «Возврат» (рис.4);

3. «с»: здесь указывается дата, с которой приказ вступит в силу;

Сохранить изменения (F10).

Рис. Выбор типа пункта приказа

Далее заполняем закладки Содержание пункта приказа, Основания пункта, Выписка, Дополнения.

1.1. Закладка «Содержание пункта»

Внимание! Параметры, которые необходимо заполнить на данной закладке могут различаться в зависимости от типа пункта приказа.

Рис. Пример вида закладки «Содержание пункта»

Ниже перечислены все возможные параметры содержания пункта приказа (в алфавитном порядке):

Внимание!

1. Параметр Таб. № заполняется в первую очередь! Во всех примерах, приведенных ниже, данный параметр считать заполненным!

2. Остальные параметры заполнять в той последовательности, в которой они расположены на форме;

3. После введения значений всех атрибутов не забудьте сохранить изменения (F10).

· «Вид оплаты»

Код вида оплаты (выбрать через F9). Название вида оплаты проставляется автоматически после выбора кода.

· «Вид отпуска»

Выбрать значение через F9.

· «Все»

Может стоять рядом с такими параметрами, как «Принят», «Пункт пр.», «Перевод пр.», «Надбавка». Если атрибут не выбран, то при выборе значений перечисленных параметров будут видны только действующие на текущую дату приказы.

· «Гр.»

Квалификационная группа. Заполняется автоматически после выбора должности (см. «Должность»).

Примечание: существуют должности, у которых значение данного параметра отсутствует.

· «Должность»

Сначала необходимо заполнить такие параметры как «Принят», «Отдел» и «Раб. место», затем выбрать должность через F9.

· «Дополнительно»

Выбрать значение из выпадающего меню.

· «Доп. отдел»

Отдел, отличающийся от отдела рабочего места. Использовать для деканов. Выбрать значение через F9.

· «Доп. текст»

Аналогично атрибуту «Текст».

· «Замена»

Указывается табельный номер того сотрудника, которого будет заменять человек, указанный в приказе. Значение данного атрибута выбирается через F9.

· «Испытат. срок»

Дата окончания испытательного срока. Проставляется вручную.

· «Количество дней»

Количество неиспользованных дней отпуска. Проставляется вручную.

· «Конец периода»

Дата конца года, в котором предоставляется отпуск (см. «Начало периода»).

· «Коэф.»

Индивидуальный повышающий коэффициент в новой системе оплаты труда. Это поле не обязательно для заполнения. Если коэффициент есть, то его обязательно нужно проставить в данном поле (ни в коем случае не в атрибуте «Текст»). Значение коэффициента прописано в Соглашении.

· «Кто изменил»

Заполняется автоматически после сохранения приказа.

· «Надбавка»

Выбрать значение через F9 (в открывшейся форме будут присутствовать только действующие надбавки сотрудника, если поставить галочку рядом с атрибутом «Все», то будут видны все надбавки, которые были и есть у сотрудника).

· «Начало периода»

Дата начала года, в котором предоставляется отпуск (зависит от даты заключения трудового договора).

· «Начиная с», «по»

Значение атрибута «Начиная с» ставится равным значению параметра пункта «с» после сохранения изменений (F10). Значение параметра «по» заполняется, если срок действия приказа ограничен. Если же срок не ограничен, то поле можно оставить пустым (по умолчанию значение параметра в данном случае равно «03.03.33»).

· «На период»

Выбрать значение в выпадающем меню.

· «Оклад»

В основном проставляется автоматически, если поставить курсор в поле для проставления оклада (после того как выбрана «Должность»). Если должность не входит в состав ни одной квалификационной группы (см. «Гр.»), то «Оклад» проставляется вручную (сумма указана в Соглашении).

· «Оплата расх.»

Заполняется вручную.

· «Отдел»

Выбрать через F9. При поиске нужного отдела можно воспользоваться клавишами F7 (запрос, где % заменяет любую последовательность символов) и F8 (выполнение запроса). После того как будет найден нужный отдел, выделить его и нажать кнопку «Выбор».

· «Отпуск»

Отпускные записки. Выбрать через F9. Возможность выбрать значение данного атрибута появиться только после заполнения атрибутов «Таб. №» и «Принят».

· «Перевод пр.»

Приказ о приеме заместителя. Выбрать через F9.

· «Пред. должн.»

Предыдущая должность. Заполняется вручную (см. рис. «Пред. место»).

· «Пред. место»

Предыдущее место. Заполняется вручную.

· «Принят»

Пункт приказа, по которому сотрудник принят на работу. Выбрать через F9 (возможность выбрать значение данного параметра появится только после заполнения атрибута «Таб. №»).

· «Причина»

Код причины увольнения. Выбрать через F9. Наименование причины проставляется автоматически после выбора кода.

· «Процент»

Присутствует на форме только вместе с атрибутом «Вид оплаты». Значение атрибута проставляется, если сумма выплаты считается в процентах от оклада.

· «Пункт пр.»

Пункт родительского приказа. Выбрать значение через F9 (это будет возможно только после заполнения атрибута «Таб. №»).

· «Раб. место»

Рабочее место. Перед тем как заполнить данный атрибут, необходимо заполнить «Отдел» либо «Принят», затем через F9 выбрать рабочее место.

· «Рз.»

Разряд. Заполняется автоматически после выбора должности (см. «Должность»).

Примечание: с 01.12.08 данное поле будет отсутствовать.

· «Создал»

И дата создания. Заполняются автоматически после создания приказа и сохранения изменений (F10).

· «Сотрудник»

ФИО того сотрудника, которого будет заменять человек, указанный в приказе. Проставляется автоматически после заполнения параметра «Замена».

· «Сохранение»

Выбрать значение в выпадающем меню.

· «Сохр. должности (разряда, оклада, надбавок)»

Для выбора необходимого атрибута нужно поставить галочку (возможен выбор нескольких атрибутов).

· «Ст.»

Ставка. Заполняется автоматически после выбора должности (см. «Должность»). Если значение данного атрибута проставляется неверно, то еще раз проверьте ту ли должность вы выбрали (изменить данный атрибут вручную невозможно).

· «Сумма»

Проставляется автоматически, если заполнен атрибут «Процент» (в данном случае сумма считается в процентах от оклада), в противном случае проставляется вручную.

· «Таб. №»

Выбрать через F9. Данный параметр заполняется в первую очередь.

· «Текст»

Примечание к пункту кадрового приказа. Фраза, написанная здесь присутствует в выписке приказа (для того чтобы текст появился в выписке, сохраните изменения (F10)).

· «Финансир.»

Выбор финансирования (через F9).

· «Часы»

Объем работы. Данный атрибут заполняется для типов приказов связанных с почасовой оплатой труда. Проставляется вручную.

· «Шифр»

Проставляется автоматически после заполнение атрибута «Раб. место».

Внимание! После того как все атрибуты заполнены, обязательно сохраните изменения (F10).

1.2. Закладка «Основание пункта»

Сначала нужно поставить номер типа основания, далее выбрать через F9 само основание (рис. 6).

Рис. Типы оснований пунктов приказов

В поле текст указать номер типа основания и дату (см. рис.7):

Рис. Пример заполнения закладки «Основания пункта»

1.3. Закладка «Выписка»

Выбрав закладку «ВЫПИСКА», вы всегда можете проверить, правильно ли вы сделали приказ. Если выписка не сформирована, необходимо обновить форму – кнопка F8.

Пример выписки

Рис. Пример заполнения закладки «Выписка»

Внимание! Если вас не устраивает формулировка выписки или вы видите ошибки, то нужно убедиться в том, что пункт приказа выбран верно, далее проверить правильность заполнения всех полей в закладке «Содержание пункта». Если в «Выписке» имеются тавтологии (например, «заведующий лабораторией учебно-научной лаборатории…»), то ее нужно исправить (см. FAQ).

1.4. Закладка «Дополнения»

Наименование «Дополнения» заполняется автоматически для некоторых типов пунктов приказов. Значение нужно выбрать через F9.

Например, «Благодарность без объявления (универсальная)»:

Рис. Пример вида закладки «Дополнения»

2. Печать приказа

На форме «Журнал приказов», выделить приказ, который необходимо распечатать (приказ должен иметь статус «утвержден»), нажать «Печать»:

Рис. Форма «Журнал приказов»

Выбрать вид отчета, нажать «Выполнить».

Рис. Пример выбора отчета для печати приказа

Полезный совет! При поиске нужного отчета обратите внимание на комментарии внизу формы.

3. Часто задаваемые вопросы (Чаво=FAQ)

Ответы на вопросы

1. Почему невозможно снять утверждение с приказа?

Ответ:

При снятии утверждения обычно возникают две ошибки (см. комментарии внизу формы «Приказы»):

1) «Ограничение целостности…». В данном случае необходимо проверить наличие ведомостей по приказу (на рис.11 отчет «Незакрытые ведомости»); Если в этом отчете есть ведомости, но не указана дата закрытия, то нужно обратиться к расчетчику, чтобы тот удалил сотрудника из этой ведомости, если ведомость уже закрыта, то ничего изменить нельзя.

2) «На данный приказ ссылается утвержденный приказ № ____ от ____(ид _____)». В данном случае сначала необходимо снять утверждение с того приказа, ид которого указан в ошибке (см. рис. 12). Предварительно проверить, есть ли по этому приказу незакрытые ведомости (см. п.1)

Рис. Пример ошибки при снятии утверждения

Примечание: для закрытия формы «Подписи», необходимо нажимать кнопку «Закрыть», при нажатии на «» закроется и форма «Журнал приказов».

2. Почему в выписке приказов об изменении оклада и разряда для должностей, которые не имеют квалификационной группы, оклад отличается от суммы, которая указана в содержании пункта?

Ответ:

Для категории должностей, которые не входят в квалификационную группу, при формировании приказов об изменении оклада и разряда предусмотрен отдельный расчет. При заполнении содержания пункта приказа в поле "Оклад" нужно указывать сумму в размере полной ставки, даже если сотрудника принимают на долю ставки. При формировании выписки сумма доли ставки рассчитывается автоматически.

3. Что делать, если в приказе неправильное склонение наименования подразделения?

Ответ:

Чтобы изменить склонение наименования Вам необходимо выбрать в главном меню КАДРЫ/СПРАВОЧНИКИ/Склонение наименований. Далее выполняете запрос (F7,F8) на поиск нужного наименования. Если слово найдено, то нужно проверить его склонение по падежам и исправить ошибку, далее сохранить (F10). Изменения появятся автоматически при повторном открытии приказа. Если нужное слово НЕ найдено, то его добавление в справочник осуществляется следующим образом: добавляется новая строка (F6 или кнопка "зеленый крестик" ), в нее пишется слово, которое нужно просклонять в именительном падеже, далее в поле справа склоняете по падежам и сохраняете (F10).

Рис. Форма справочника «Склонение наименований»

4. Что делать, если в наименовании квалификации должности присутствует тавтология (например: заведующий лабораторией лаборатория почвенной экологии)?

Ответ:

Чтобы изменить наименование квалификации должности, необходимо выбрать в главном меню КАДРЫ/СПРАВОЧНИКИ/Тавтологии. Для поиска нужного наименования выполняется запрос (F7,F8). В поле «Исключение» есть возможность подправить тавтологию в наименовании квалификации и отдела, далее сохранить изменения (F10). Изменения появятся автоматически. Если нужное наименование НЕ найдено, то его добавление в справочник осуществляется следующим образом: добавляется новая строка (F6 или кнопка "зеленый крестик" ), далее выбирается «Квалификация должн.» (через F9), потом «Отдел» (также через F9). Поле «Исключение» заполняется автоматически. Сохранить изменения (F10).

Рис. Форма справочника «Тавтологии»