Создание приказа «О приеме в УдГУ»
2.1. Пункт
приказа «Прием гостя»
2.2. Пункт «Назначение ответственного
за прием»
2.3.
Пункт «Назначение задания»
2.4. Пункт
«Назначение ответственного»
Работа над приказами о приеме производится в КАДРЫ/ПРИКАЗЫ/Приказы по командировкам (УМС). Чтобы создать «шапку» приказа добавляем новую строку (зеленый крестик, либо кнопка F6), далее заполняем поля: дата приказа, номер, выбираем индекс (F9) 01-07 – Приказы о командировании, тип приказа (F9) «О приеме в УдГУ», сохраняем (F10) и переходим в поле «Заголов.». Это поле заполняется, в случае, если у приказа есть заголовок, например, «В рамках проведения курсов дополнительного образования…», поле «Подзаг» заполняется, если в приказе нужно упомянуть в качестве кого принимаются иностранные граждане, например «в качестве слушателей курсов следующих иностранных граждан». После заполнения этих полей сохраняем эти изменения (F10) (рис.1).
2.1. Пункт
приказа «Прием гостя»
Далее двойным нажатием мыши на созданную шапку приказа, открываем форму, в котором будем делать сам приказ.
Для начала необходимо сделать пункты приказа «Прием гостя». Для каждого иностранного гражданина необходимо сделать такой пункт.
В поле «№» ставим порядковый номер пункта, выбираем тип пункта «Прием гостя», для этого курсором встаем в графу «Тип пункта», нажимаем F9, выбираем категорию «Все», далее встаем в список «Типы пунктов» нажимаем F7, набираем полное или частичное наименование нужного пункта, отделяя каждую часть знаками «%» (например, %прие%гост%), далее нажимаем F8 и кнопку «Возврат» (Рис.2). В графе «с» ставим дату, с которой человек принимается в УдГУ, далее сохраняем изменения (F10).
В содержании пункта указываем человека, для этого встаем курсором в поле «Таб. №» и нажимаем F9, в появившемся окне поиска набираем фамилию и имя, далее нажимаем кнопку «Найти», находим нужного человека и нажимаем кнопку «Возврат». Если не удалось найти человека, то его данные необходимо завести в базу.
Далее из выпадающего списка «Цель команд.» выбираем цель командировки, данные цели не выводятся на печать, но нужны для выполнения статистической отчетности.
Далее заполняем поле «Начиная с», дата «с» проставляется автоматически, при создании пункта приказа, проставляем дату «по», то есть дату, до которой иностранные граждане пребывают в УдГУ, далее сохраняем изменения (F10).
Далее заполняем закладку «Дополнения». Поле «Должность гостя» заполняем вручную, значения полей «Страна гостя» и «Статус гостя» выбираются из значений списка (курсором встаем в «Значение» каждого поля и нажимаем F9). Сохраняем изменения (F10).
Далее заполняем закладку «Смета». Курсором встаем в поле «Калькуляция», выбираем через F9 значение «СобствСредства» (расходы за счет собственных средств пребывающих) и/или «ЦентрФондОбуч» (расходы за счет внебюджетных средств УдГУ).
Поле «Статья» заполняется автоматически. В поле «Сумма» ставим значение 1 – если только одна статья калькуляции, и 0,5 – если их 2.
2.2. Пункт
«Назначение ответственного за прием»
После того, как указаны все иностранные граждане, необходимо назначить ответственное за прием лицо. Для этого создаем новый пункт приказа, в категории «Все» выбираем пункт «Назначение ответственного за прием».
Ставим «Дату с» (должна быть такая же, как и в пунктах «Прием гостя»), сохраняем изменения (F10).
В содержании пункта встаем курсором в поле «Таб. №» и нажимаем F9, через поиск ищем человека, которого нужно назначить ответственным за прием, далее нажимаем «Возврат».
Далее встаем курсором в поле «Принят» и через F9 выбираем должность ответственного лица. Сохраняем изменения (F10).
Далее переходим к закладке «Дополнения». Встаем курсором в поле «Значение» и через F9 выбираем задачи, которые ответственному лицу нужно выполнить.
Задач может быть несколько, поэтому нужно выбрать такое количество пунктов, которое необходимо. Сохраняем изменения (F10).
2.3. Пункт
«Назначение задания»
В данном пункте можно определить ответственное лицо (отдел), которое призвано обеспечить какую-либо форму контроля действий, связанных с приездом иностранных граждан (например, обеспечение проживания, соблюдения документооборота и прочее). Создаем новый пункт приказа, в категории «Все» выбираем пункт «Назначение задания».
Ставим «Дату с» (дата, с которой нужно выполнить задание), сохраняем изменения (F10). Задание может быть предназначено как для конкретного человека, так и для отдела. Чтобы назначить задание человеку, в содержании пункта встаем курсором в поле «Таб. №» и нажимаем F9, через поиск ищем человека, далее нажимаем «Возврат». Далее встаем курсором в поле «Принят» и через F9 выбираем должность ответственного лица. В поле «Задание» выбираем из выпадающего списка нужно задание. Поле «Текст» не обязательно для заполнения, используется если нужно дополнить задание из списка, либо, если задание не стандартное, написать его в поле текст, не выбирая ничего из списка. Сохраняем изменения (F10).
Чтобы назначить задание отдела, в содержании пункта встаем курсором в поле «Доп. отдел», нажимаем F9, через поиск ищем отдел, далее нажимаем кнопку «Выбор».
В поле «Задание» выбираем нужное задание, сохраняем изменения (F10).
Далее выходим в форму работы с приказом в журнал приказов, нажимаем кнопку «Сервис». В появившемся окне, встаем курсором в поле «Контроль», нажимаем F9, выбираем нужно значение.
Если по каким-либо причинам нужно указать исполняющего обязанности ректора или начальника УМС, то курсором встаем в поле «Замещение», нажимаем F9, через форму поиска ищем нужного человека, нажимаем «Возврат», далее сохраняем изменения кнопкой «Сохранить».
2.4.
Пункт «Назначение ответственного»
Данный пункт приказа является универсальным для случаев, если помимо ответственного за прием требуется назначить ответственного за другой вид деятельности, например, за списание представительских расходов и получение денежных средств.
Создаем новый пункт приказа, в категории «Все» выбираем пункт «Назначение ответственного», ставим «Дату с» (дата, с которой нужно выполнить задание), сохраняем изменения (F10). В содержании пункта встаем курсором в поле «Таб. №» и нажимаем F9, через поиск ищем человека, далее нажимаем «Возврат». Далее встаем курсором в поле «Принят» и через F9 выбираем должность ответственного лица. В поле «Текст» пишем вид деятельности, за который лицо несет ответственность. Сохраняем изменения (F10).
3.
Печать приказа
Чтобы напечатать приказ, в журнале приказов выбираем шапку нужного приказа и нажимаем на кнопку «Печать (Shift+F8)» в меню в верхней части формы.
Из появившегося списка выбираем «Приказы по командировкам», либо, если нужно напечатать копию приказа, «Приказы по командировкам - копия», нажимаем кнопку «Выполнить».
