Предварительные действия

· Последовательно выбрать пункты меню КОНТИНГЕНТ СТУДЕНТОВ => ПРИКАЗЫ => Список приказов факультета;

· На форме «Журнал приказов» (список приказов) создать новую строку с шапкой приказа (нажать кнопку F6 или на панели инструментов), ввести необходимые атрибуты приказа: дату, номер (до присвоения номера отделом делопроизводства, можно оставить пустым, либо написать любой текст), тип приказа (в данном случае «О переводе задолжников»), форму обучения, срок обучения.

Примечание: значения всех параметров, кроме даты и номера, можно выбрать из справочника, который открывается нажатием кнопки F9 или кнопкой на панели инструментов в соответствующей ячейке.

· Открыть приказ двойным щелчком мыши или нажать кнопку «Приказ».

Ввод данных для приказа ручным способом

1. Закладка «Перевести»

В данном блоке необходимо ввести списки студентов, ликвидировавших академическую задолженность в установленный срок. Для этого вам необходимо выбрать группу следующего учебного года, встав в строку «Группа». Параметры группы заполнятся автоматически.

Рис.1

Список задолжников можно заполнить двумя способами:

1) Встать в окно «ИзГр.» (из группы), выбрать номер группы (открытие списка – кнопка F9), из которой студенты переводятся на следующий курс. Затем нажимаете кнопку «Заполнить», и список заполняется.

2) Встать на строку с ФИО, Ид человека и нажать F9, из списка выбирать каждого студента. Такой способ удобен, когда количество задолжников в группе большое, а переводятся лишь несколько.

Затем проверьте всех переведенных студентов, удалите из этого списка оставленных на повторное обучение, отчисленных, находящихся в академическом отпуске, так как они будут упоминаться в следующих закладках. После уточнения списка не забудьте сохранить (F10).

Типовые проблемы:

Нет группы в списке групп следующего года: причиной может быть отсутствие распоряжения «О назначении групп на факультете», либо ошибки в этом распоряжении. Проверьте, назначили ли вы искомую вами группу, правильно ли указана ее рабочая дата, правильно ли назначен учебный план, утвержден ли сам приказ. Устранив найденные ошибки, вернитесь в переводной приказ и проделайте то же самое.

Для сокращенных сроков: причиной может быть неправильное значение параметра «Дата след. периода» в закладке «Сервис». Данная дата обязана попадать в период действия группы следующего курса (даты С и По в приказе о назначении групп на факультете)!

В списке групп следующего курса нет групп 6-го курса: в закладке «Сервис» указать выпускной курс: 6. После корректировки данных закладки «Сервис» обязательно обновите данные по контингенту студентов (нажать кнопку «Контингент»).
Все студенты данной группы уже упомянуты в переводном приказе: в этом случае вам следует убедиться, что вы правильно указали рабочую дату, группу, что вы еще не переводили этих студентов, либо проверить предыдущий переводной приказ ((указаны ли там эти студенты в Задолжниках и упоминалась ли вообще эта группа в прошлом году, утвержден ли переводной приказ), а также приказ о назначении групп на факультете.
В списке нет конкретного студента: проверить по нему все предыдущие приказы, возможно была нарушена их последовательность.

Заполнив список студентов для одной группы, переходите к следующей, все действия аналогичны.

2. Закладка «Повторно»

В данной закладке перечисляются студенты, не ликвидировавшие академзадолженность в установленный срок по уважительной причине и оставленные на повторное обучение. Для заполнения пунктов вам необходимо выбрать студента, группу и причину. Номер пункта, шифр специальности и специальность присваиваются автоматически после сохранения введенных данных (кнопка F10).

3. Закладка «Академотпуск»

Здесь перечисляются студенты (и слушатели), не ликвидировавшие академическую задолженность в установленный срок по уважительной причине, которым предоставляется академический отпуск. ФИО, формулировка, причина и номер группы выбираются из списка (F9).

Чтобы ввести основание, нужно нажать на кнопку Изм. Появится таблица, в которой из списка (F9) выбираются основания, и при необходимости вводится дополнительная информация по документу в поле Текст.

4. Закладка «Отчислить»

В данной закладке указываются студенты, не ликвидировавшие академическую задолженность в установленный срок, отчисляемые из университета за академическую неуспеваемость. Заполняются следующие строки: ФИО студента и причина пункта приказа (кнопка F9).

Внимание!

Данная закладка последняя и является показателем правильности заполнения вами всего приказа. Если вы заполнили все закладки, то здесь при нажатии F9 список студентов должен быть пуст. Но если в списке присутствуют студенты, вам необходимо проверить этот список.

Создание академической справки

На закладке «Отчислить» можно создать академическую справку для отчисляемых студентов.

Для этого необходимо: встать на поле ФИО студента, правой кнопкой мыши вызвать меню, выбрать пункт Академсправка. После подтверждения запроса о создании документа, академсправка будет автоматически заполнена из учебного плана и открыта для просмотра и редактирования.

Утверждение приказа

Для добавления подписей в приказ нажать кнопку «Подписи» в журнале приказов.

В форме ввести следующие данные: номер (1,2 и т.д.), выбрать из справочника тип подписи (кнопка F9), выбрать из справочника должность (кнопка F9), сохранить изменения (кнопка F10).

После добавления всех подписей выделить строку с авторской подписью и нажать кнопку «Подписать», после чего в поле «Дата» появится дата и время подписания приказа. Сохранить изменения и закрыть форму.

Автоматическое добавление согласующих и утверждающих подписей:

Для этого достаточно ввести подпись автора и нажать кнопку «Подписать», после чего остальные обязательные подписи добавятся автоматически (возникнет сообщение «Добавлена подпись…», на нем нажать кнопку «ОК», после чего нужно будет обновить данные (кнопка F8), в примечание у таких подписей будет запись «АвтоПодпись»).

Примечание: после подписи методиста статус приказа изменяется на «подписан», после подписи ректора – «утвержден».

Печать приказа

Выбрать приказ и нажать на кнопку «печать» на панели ( ). Выбрать вид отчета «Приказ по движению (по личному составу) студентов» и нажать на кнопку «Выполнить».

Часто задаваемые вопросы (Чаво=FAQ)

Ответы на вопросы