· На форме «Журнал приказов» создать новую строку с шапкой приказа (нажать кнопку F6 или на панели инструментов), ввести необходимые атрибуты приказа: дату, номер (до присвоения номера отделом делопроизводства, можно оставить пустым, либо написать любой текст), тип приказа (в данном случае «О переводе студентов на следующий курс»), форму обучения, срок обучения.

Примечание: значения всех параметров, кроме даты и номера, можно выбрать из справочника, который открывается нажатием кнопки F9 или кнопкой на панели инструментов в соответствующей ячейке.

· Открыть приказ двойным щелчком мыши или нажать кнопку «Приказ».

1. Ввод данных для приказа ручным способом

1.1. Закладка «Перевести»

В данном блоке необходимо ввести списки студентов, успешно выполнивших учебный план и переведенных на следующий курс.

Для этого вам необходимо выбрать группу следующего года, установив курсор в строку «Группа». Параметры группы (ПГ, Курс, Шифр, Ср) добавятся автоматически.

Список студентов группы следующего года можно заполнить двумя способами:

1) Встать в окно «ИзГр.» (из группы), выбрать номер группы (нажать F9), из которой студенты переводятся на следующий курс, затем нажать кнопку «Заполнить», после чего в нижнем поле появится список студентов.

2) Поставить курсор в поле ЧелИд и нажать F9 (или кнопку ), из списка выбирать студента. Аналогичным образом заполнить весь список группы. Такой способ удобен, когда в группе студентов много, а переводится лишь небольшая часть.

Затем проверьте всех переведенных студентов, удалите из этого списка задолжников, отчисленных, находящихся в академ. отпуске, так как они будут упоминаться в следующих закладках. После уточнения списка не забудьте сохранить изменения (F10).

Типовые проблемы:

Нет группы в списке групп следующего года: причиной может быть отсутствие распоряжения «О назначении групп на факультете», либо ошибки в этом распоряжении. Проверьте, назначили ли вы искомую вами группу, правильно ли указана ее рабочая дата, правильно ли назначен учебный план, утвержден ли сам приказ. Устранив найденные ошибки, вернитесь в переводной приказ и проделайте то же самое.

Для сокращенных сроков: причиной может быть неправильное значение параметра «Дата след. периода» в закладке «Сервис». Данная дата обязана попадать в период действия группы следующего курса (даты С и По в приказе о назначении групп на факультете)!

В списке групп следующего курса нет групп 6-го курса: в закладке «Сервис» указать выпускной курс: 6. После корректировки данных закладки «Сервис» обязательно обновите данные по контингенту студентов (нажать кнопку «Контингент»).
Список групп текущего года пуст (параметр «ИзГр.»): приказ о переводе студентов должен быть создан не позднее окончания срока действия групп текущего учебного года (дата приказа должна попасть в период действия группы). Если приказ был создан позднее, необходимо изменить дату создания (позвонить в УИО или УМД).
Все студенты данной группы уже упомянуты в переводном приказе: в этом случае вам следует убедиться, что вы правильно указали рабочую дату, группу, что вы еще не переводили этих студентов, либо проверить предыдущий переводной приказ (переведены ли там эти студенты и упоминалась ли вообще эта группа в прошлом году, утвержден ли приказ), а также приказ о назначении групп на факультете.
В списке нет конкретного студента: проверить по нему все предыдущие приказы, возможно была нарушена их последовательность.

Заполнив список студентов для одной группы, переходите к следующей, все действия аналогичны.

1.1. Закладка «Задолжники 1-2»

Здесь введите студентов-задолжников по 1-2 дисциплинам. Важно сначала указать Дату ликвидации задолженности в соответствующем окошке. Далее выбираете группу и нажимаете кнопку «Заполнить». Если в закладке «Перевести» вы сделали все правильно, то нужные вам студенты попадут в список. Студентов, представленных к отчислению или находящихся в академ. отпуске удалить из списка.

1.2. Закладка «Задолжники УП»

Здесь указываются студенты, имеющие задолженности по учебному плану в связи с уважительными причинами: состоянием здоровья, длительной служебной командировкой и семейными обстоятельствами.

Для заполнения пунктов вам необходимо выбрать студента и причину (кнопка F9). Группа, курс заполняются автоматически. Номер пункта присваивается автоматически после сохранения (кнопка F10) и обновления (кнопка F8) введенных данных.

1.3. Закладка «Повторно»

В данной закладке перечисляются студенты, не ликвидировавшие академзадолженность в установленный срок по уважительной причине и оставленные на повторное обучение. Для заполнения пунктов вам необходимо выбрать студента, группу и причину. Номер пункта, шифр специальности и специальность присваиваются автоматически после сохранения введенных данных (кнопка F10).

1.4. Закладка «Академотпуск»

Здесь упоминаются студенты, которые находятся в академ. отпуске. ФИО и номер группы выбираются из списка (F9).

1.5. Закладка «Прочее»

Здесь упоминаются те студенты, у которых перенесена защита ВКР.

№ группы, в которой должен числиться студент, также выбирается из списка (F9).

1.6. Закладка «Отчислить»

В данной закладке указываются студенты, отчисленные по результатам последней сессии. Заполняются следующие строки: ФИО студента, причина и основание пункта приказа.

По каждому студенту можно вызвать всплывающее меню, которое открывается нажатием правой кнопки мыши.

Воспользовавшись третьим пунктом меню, можно создать академическую справку для отчисляемого студента. А выбрав пункт ПОДРОБНОСТИ, в закладке Документы двойным кликом открыть эту справку и откорректировать ее.

Внимание!

Данная закладка последняя и является показателем правильности заполнения вами всего приказа. Если вы заполнили все закладки приказа, то здесь при нажатии F9 в списке не должно быть студентов. Но если список не пуст, то вам следует проверить, где эти студенты должны быть упомянуты.

1. Ввод данных для приказа автоматическим способом

1.1. Закладка «Сервис».

Работу необходимо начинать с закладки «Сервис». Здесь устанавливаются параметры для ввода приказа.

Введите выпускной курс. Студенты выпускного курса не участвуют в переводе с курса на курс. Далее перейдите в блок Автоматический перевод, введите в соответствующие поля номера групп (группы выбираются из списка, для открытия списка нажать F9 или ) и нажмите на кнопку ВЫПОЛНИТЬ.

Система по результатам сессии автоматически заполняет 4 блока: студентов, полностью выполнивших учебный план («Перевести»), студентов имеющих 1-2 задолженности («Задолжники 1-2»), студентов, находящихся в академическом отпуске («Академотпуск»), в блок «Отчислить» помещает студентов, имеющих три и более задолженности. После обработки всей группы (подгруппы) открывается закладка «Перевести».

1.2. Закладка «Перевести»

Этот блок заполняется студентами указанной в СЕРВИСЕ группы, успешно выполнившими учебный план. Внимательно просмотрите, проверьте и при необходимости откорректируйте сформированный системой список.

Используя всплывающее меню, в пункте Подробности… можете просмотреть учебную карточку студента. Пунктом В «Задолжники УП» можно отправить студента в блок задолжников по уважительной причине (с последующим уточнением ПРИЧИНЫ и ОСНОВАНИЯ). Пунктом В «Отчислить» отправить в блок Отчислить.

1.3. Закладка «Задолжники 1-2»

Этот блок автоматически заполняется задолжниками по 1-2 предметам по итогам сессии с указанием дисциплин с долгами.

1.4. Закладка «Задолжники УП»

Здесь указываются студенты, имеющие задолженность по уважительным причинам: состоянию здоровья, длительной служебной командировкой и семейным обстоятельствам.

1.5. Закладка «Повторно»

В автоматическом переводе не используется. Необходимо заполнить вручную.

1.6. Закладка «Академотпуск»

Заполняется автоматически списком студентов группы из утвержденных приказов о предоставлении им академического отпуска.

1.7. Закладка «Прочее»

В автоматическом переводе не используется. Необходимо заполнить вручную.

1.8. Закладка «Отчислить»

Заполняется автоматически всеми задолжниками по трем предметам и более.

Внимание!

На момент формирования переводного приказа в системе НЕТ СВЕДЕНИЙ об УВАЖИТЕЛЬНОЙ ПРИЧИНЕ, по которой студенты оказались должниками! Система помещает в этот блок ВСЕХ студентов, имеющих 3 и более задолженности.

Для перемещения студентов в блок «Задолжники УП» воспользуйтесь командой В «Задолжники УП» всплывающего меню. Для перемещения студента в другие блоки, удалите его из блока «Отчислить» и впишите обычным способом в нужный вам блок.

Воспользовавшись третьим пунктом всплывающего меню, можно создать академическую справку для отчисляемого студента. А выбрав пункт ПОДРОБНОСТИ, в закладке Документы двойным кликом открыть эту справку и откорректировать ее.

Действия по автоматическому переводу, вместе с ручной их доработкой, необходимо повторить для каждой группы (подгруппы).

Внимание!

Любые действия, которые совершила система при автоматической обработке итогов сессии, могут быть ИСПРАВЛЕНЫ ВРУЧНУЮ до согласования приказа.

Утверждение приказа

Для добавления подписей в приказ нажать кнопку «Подписи» в журнале приказов.

В форме ввести следующие данные: номер (1,2 и т.д.), выбрать из справочника тип подписи (кнопка F9), выбрать из справочника должность (кнопка F9), сохранить изменения (кнопка F10).

После добавления всех подписей выделить строку с авторской подписью и нажать кнопку «Подписать», после чего в поле «Дата» появится дата и время подписания приказа. Сохранить изменения и закрыть форму.

Автоматическое добавление согласующих и утверждающих подписей:

Для этого достаточно ввести подпись автора и нажать кнопку «Подписать», после чего остальные обязательные подписи добавятся автоматически (возникнет сообщение «Добавлена подпись…», на нем нажать кнопку «ОК», после чего нужно будет обновить данные (кнопка F8), в примечание у таких подписей будет запись «АвтоПодпись»).

Примечание: после подписи методиста статус приказа изменяется на «подписан», после подписи ректора – «утвержден».

Печать приказа

Выбрать приказ и нажать на кнопку «печать» на панели ( ). Выбрать вид отчета «Приказ по движению (по личному составу) студентов» и нажать на кнопку «Выполнить».

Часто задаваемые вопросы (Чаво=FAQ)

Ответы на вопросы