Удмуртский государственный университет

УтверждЕНО:

Решение Ученого Совета УдГУ
от___________________2001 г.
протокол № _______________

Ректор Удмуртского государственного университета,
профессор
_______________ В.А.Журавлев

Концепция
создания Интегрированной
информационно-аналитической  системы
Удмуртского государственного университета
( ИИАС УдГУ )

Разработано:
Управление информационного
обеспечения УдГУ

Ижевск – 2001

Согласовано:

Первый проректор						_________________ В.А.Байметов		

Проректор по научной работе                                     	_________________ А.А.Грызлов 

Проректор по экономике
и финансам                                                                      	_________________ Г.А.Сергеев 

Проректор по информационному
обеспечению                                                                      	_________________ А.Г.Сташенко 

Проректор по административно- 
хозяйственной работе                                                          	_________________ Ф.М.Касимов 

Главный бухгалтер                                                              	_________________ Г.П.Чубукова

Начальник Учебно-методического
управления                                                                       	_________________ Е.Н.Анголенко

Начальник Планово-бюджетно-финансового
управления                                                                       	_________________ Н.Н.Киселева

Начальник Информационно-кадрового
управления                                                                       	_________________ С.С.Соловьева

Начальник Управления информационного
обеспечения                                                                       	_________________ А.Н.Миронов

Директор библиотеки                                                         	_________________ Л.П.Бесклинская

Введение

	В настоящей Концепции рассматривается создание Интегрированной информационно-аналитической системы Удмуртского государственного университета (ИИАС УдГУ). Целью создания ИИАС УдГУ является разработка и внедрение современной, эффективно действующей системы информационного обеспечения управления университетом, как составной части развивающейся Интегрированной автоматизированной информационной системы (ИАИС) сферы образования Министерства образования Российской Федерации.
	Создание ИИАС УдГУ позволит:
•	обеспечить оперативное планирование и управление учебным процессом;
•	автоматизировать административно-хозяйственную деятельность и управление ресурсами;
•	обеспечить информационную поддержку принятия решений по всем основным направлениям деятельности;
•	реализовать объединение информационного пространства УдГУ и  Минобразования РФ, формирование оперативной и внешней отчетности;
•	обеспечить удобный доступ к информации о различных сторонах деятельности университета студентам, преподавателям, сотрудникам университета, а также иным заинтересованным лицам в рамках полномочий, определенных для них руководством УдГУ.
	Настоящая Концепция согласована с «Концепцией создания интегрированной информационно-аналитической системы управления вузом», разработанной консорциумом российских вузов, и «Требованиями к подсистеме «Управление вузами» отраслевой интегрированной автоматизированной информационной системы сферы образования Российской Федерации».
Качественное изменение инфраструктуры информационной среды университета (переход от отдельных персональных компьютеров к полноценным внутривузовским    компьютерным сетям,    их   интеграция   в   общероссийскую
университетскую корпоративную сеть, освоение интранет-технологий), обеспечивают возможность разработки, внедрения и эксплуатации  интегрированной информационно-аналитической системы управления вузом.
Ядром информационной системы является Интегрированная база данных (ИБД), обеспечивающая надежное хранение данных и совместный доступ к ним.
Сегодняшние возможности компьютеров и СУБД Oracle позволяют сравнительно недорого хранить достаточно много данных. Поэтому в ИБД следует хранить все первичные документы, как поступающие из внешних организаций (счета, платежные требования, указания, инструктивные письма, справочники и т.п.), так и создаваемые в подразделениях вуза (зачетно-экзаменационные ведомости, приказы, требования на получение материалов со склада и т.п.). 

Более чем десятилетняя практика создания и использования информационных систем (работы начаты в 1990 г. на IBM PC/AT 286 с использованием СУБД «Paradox») показывает, что существует две основные группы пользователей: 
•	сотрудники функциональных служб (деканаты, учебно-методическое управление, приемная комиссия, информационно-кадровое управление, бухгалтерия и др.);
•	потребители информации (сотрудники, преподаватели, студенты,  внешние пользователи и т.д.), которые в основном занимаются поиском и анализом информации из ИБД.
	Первая группа пользователей нуждается в ресурсоемких приложениях, для работы которых необходимы клиент-серверные приложения и/или серверы приложений. Для второй группы пользователей достаточно создать приложения на основе Web-браузеров (навигаторов) и Java-апплетов, Java-сервлетов, т.е. использовать созданную корпорацией Oracle архитектуру сетевых вычислений и архитектуру Интранет.
Несмотря на то, что такую систему трудно администрировать, клиентские приложения, разработанные на основе Oracle Developer 2000, т.е. работающие под управлением Oracle Developer 2000 Runtime, должны быть установлены на рабочие места сотрудников, которые занимаются критичными для базы данных вводом и (или) обработкой конфиденциальной информации. Количество таких рабочих мест, работающих параллельно, по предварительным оценкам не будет реально превышать 100.
Количество рабочих мест, работающих на основе Web-браузера, может быть существенно больше. В жизненном цикле функционирования ИИАС следует предусмотреть миграцию некоторых клиент-серверных приложений в Web-приложения по мере развития возможностей серверов приложений WAS (Web Application Server). Это позволит упростить администрирование рабочих мест за счет администрирования серверов приложений и сократить накладные расходы на сопровождение системы.
Применение современных программных средств корпорации Oracle, лицензированных для университета, и наличие подготовленного персонала, имеющего опыт практической работы, позволяет существенно сократить начальные вложения в построение информационной системы.
При построении информационной системы такого уровня сложности необходимо предусмотреть ее поэтапное создание и внедрение, обеспечивающее эффективный контроль за ходом выполнения проекта  и возможность корректировки его задач и целей.

Общий перечень подсистем ИИАС-УдГУ

Наименование подсистемы	Реализация	
учебный процесс	
«Учебно-методическое обеспечение и планирование учебного процесса»	2000 - …	
«Движение контингента студентов» 	2000	
«Планирование и проведение текущего и семестрового контроля» 	2000	
«Выпуск»	…	
«Управление переподготовкой, подготовкой кадров высшей квалификации и дополнительными образовательными услугами»	…	
«Обеспечение занятости и трудоустройства выпускников»	…	
приемная кампания	
«Управление приемной кампанией»	2001	
административная деятельность	
«Кадры. Движение контингента сотрудников»	2001	
«Повышение квалификации. Соискатели, аспиранты и докторанты»	…	
«Управление НИР и ОКР»	…	
«Делопроизводство и документооборот»	2000 - …	
«Общевузовские информационно-справочные службы»	…	
«Нормативно-правовая поддержка»	…	
финансово-бухгалтерская деятельность	
«Учет договорных отношений»	2001	
«Штатное расписание»	2001	
«Центральная бухгалтерия»	2001 - …	
«Заработная плата»	2001	
«Стипендия»	…	
«Учет материалов и МБП»	…	
содержание и развитие материальной базы	
«Основные средства»	…	
«Пространственный кадастр университетского кампуса»	2001- …	
библиотечно-издательская деятельность	
«Библиотека»	2000 - …	
«Издательская деятельность»	…	

* Подсистемы, отмеченные «…», планируются к внедрению с начала 2002 г.

Обеспечение создания ИИАС УдГУ

	Для успешного создания ИИАС УдГУ необходимо наличие определенных ресурсов и эффективное управление этими ресурсами. В качестве ресурсов, требуемых для создания и успешного внедрения ИИАС УдГУ, рассматриваются следующие:
•	наличие подготовленного коллектива аналитиков, программистов- разработчиков и программистов сопровождения;
•	наличие разработанных методик и опыта частичной автоматизации отдельных направлений деятельности;
•	способность руководства вуза и сотрудников формализовать свою деятельность и строго соблюдать исполнительскую дисциплину;  
•	наличие достаточного задела по компьютерному оборудованию и телекоммуникациям;
•	наличие свободных финансовых средств для приобретения недостающего компьютерного и коммуникационного оборудования;
•	наличие свободных финансовых средств для оплаты сверхурочной работы сотрудников, занятых в создании и внедрении ИИАС УдГУ;
•	позитивная мотивация руководства вуза и отдельных его сотрудников, направленная на преодоление затруднений, связанных увеличением объема работы в связи с внедрением ИИАС УдГУ.

Результаты пилотного этапа создания ИИАС УдГУ в 2000 г.

На первом этапе создания ИИАС УдГУ в 2000 г. реализованы следующие подсистемы блока «Учебный процесс»:
•	«Учебно-методическое обеспечение и планирование учебного процесса», реализована частично;
•	«Движение контингента студентов»;
•	«Планирование и проведение текущего и семестрового контроля»;
•	«Кадры», в объеме, необходимом для перечисленных подсистем.

	Кроме того, в 2000 -  2001 гг. реализованы подсистемы:
•	«Управление приемной кампанией», внедрение в 2001 г.;
•	«Учет договорных отношений»;
•	«Заработная плата»;
•	«Кадры», в объеме, необходимом для расчета заработной платы.

	Функциональные и информационные связи между подсистемами блока «Учебный процесс» иллюстрируются на рис. 2.

Движение контингента студентов.

Планирование и проведение текущего и семестрового контроля

Кадры

Планирование учебного процесса

Организация приемной кампании

Рис.2. Связи между подсистемами
Многочисленные взаимосвязи, показанные на рис.2, наглядно отражают необходимость построения комплексной информационной системы, отслеживающей все многообразие связей, обеспечивающих нормальное функционирование университета.
Основные информационные потоки, рассматриваемые на первом этапе построения ИИАС УдГУ, представлены на рис.3:

Абитуриент

Фактическая информация						Планирование

Планирование учебного процесса

Государственные образовательные стандарты

Приказы о зачислении

Базовые учебные планы

Расчет учебной нагрузки

Контингент студентов

Рабочие учебные планы

Приказы по движению студентов

Кафедральные поручения

Индивидуальные поручения

Проведение теку-щего и семестро-вого контроля

Зачетные, экзаменационные, аттестационные ведомости

Выпуск 3

Приказы о присвоении квалификации и выдаче дипломов

Документы по итоговой аттестации

Приказы выпускных квалификационных работ

Рис.3: Основные информационные потоки, обрабатываемые в подсистемах блока «Учебный процесс» ИИАС УдГУ
Краткое описание функциональности подсистем
учебныЙ процесс
Подсистема «Учебно-методическое обеспечение и планирование учебного процесса»
Основные функции:
•	Обеспечение формирования учебных планов, перечней дисциплин специальности и специализаций, проверка на соответствие ГОСам и типовым учебным планам. 
•	Формирование индивидуальных учебных планов и дисциплин «по выбору».
•	Ведение базы данных учебных пособий и учебно-методической документации.
•	Мониторинг учебного процесса.
•	Планирование, анализ и учет выполнения учебной нагрузки.
•	Планирование учебных потоков и учебных групп.

Подсистема «Движение контингента студентов»
•	Ввод и хранение справочной информации о студенте (паспортные, адресные данные, сведения  о воинском учете, ИНН, семейное положение)
•	Формирование, утверждение, хранение и распечатка приказов по контингенту студентов
•	Поддержание необходимой для работы подсистемы справочной информации
•	Формирование различных списков по студентам: (обучающихся на данный момент студентов по группам; студентов в академотпусках; выходящих из академотпуска, отчисленных за последний год, военнообязанных,  по составу семьи и т.д.)
	Кроме обработки первичных документов - приказов, подсистема обеспечивает хранение справочной информации о студенте:
•	Паспортных данных
•	Адресов
•	Данных о читательских билетах
•	Сведений об образовании
•	Сведений о присвоении ученой степени, звания
•	Сведений о родственниках
•	Сведений о воинской обязанности
•	Сведений о знании иностранных языков
•	Сведений об участии в олимпиадах, соревнованиях, художественной самодеятельности
•	Прочих, интересующих различные службы университета сведений.

Подсистема «Планирование и проведение текущего и семестрового контроля» 
•	Хранение всех первичных документов, характеризующих исполнение учебных планов
•	Формирование и распечатка ведомостей и листов допуска
•	Ввод оценок по ведомостям, листам допуска, академическим справкам.
•	Поддержание необходимой справочной информации
•	Формирование аналитических сводок по успеваемости
•	Формирование сводной ведомости
•	Формирование итоговой ведомости успеваемости за произвольный период времени 
•	Формирование академической справки
•	Контроль исполнения учебного плана

Подсистема «Организация приемной кампании»
•	Проведение конкурсных вступительных экзаменов и зачисление;
•	Рекламная деятельность;
•	Анализ контингента абитуриентов.

Подсистема «Выпуск»
•	Формирование и обработка приказов о выпускных квалификационных работах;
•	Ввод и обработка документов по итоговой аттестации;
•	Формирование приложений к диплому;
•	Формирование приказов о присвоении квалификации и выдаче дипломов.

Подсистема «Управление переподготовкой кадров и дополнительными образовательными услугами»
•	Обеспечение вступительных экзаменов и экзаменов кандидатского минимума;
•	Формирование, контроль выполнения и анализ индивидуальных планов аспирантов;
•	Информационное обеспечение подготовки диссертационных документов;
•	Второе высшее образование;
•	Курсы повышения квалификации, краткосрочные курсы, довузовская подготовка и т.д.

Подсистема «Обеспечение занятости и трудоустройства выпускников»
•	Ведение базы данных выпускников и вакансий;
•	Анализ спроса на специальности, выпускаемые вузом;
•	Анализ трудовых ресурсов региона;
•	Маркетинговая деятельность на образовательные услуги.

Организация административной деятельности

Подсистема «Кадры. Движение контингента сотрудников»
•	Прием на работу, увольнение, отслеживание отпусков, больничных, должностных перемещений;
•	Анализ кадрового состава по различным признакам: возрасту, образованию, наличию ученых степеней и званий, владению иностранными языками и т.д.;
•	Обеспечение руководства ВУЗа и руководителей подразделений оперативной информацией по кадровому составу, работников - информацией о прохождении должностных приказов.

Подсистема «Повышение квалификации. Соискатели, аспиранты и докторанты»
•	Ведение персональных данных соискателей, аспирантов и докторантов;
•	Учет сдачи вступительных экзаменов и экзаменов кандидатского минимума;
•	Формирование протоколов и ведомостей по защите выпускных квалификационных работ;
•	Персональная информация о прохождении курсов повышения квалификации и т.д.

Подсистема «Управление НИР и ОКР»
•	Формирование тематического плана научных работ вуза;
•	Мониторинг проектов, заявленных во внешние научно-технические программы.

Подсистема «Делопроизводство и документооборот»
•	Ведение деловой переписки, приказов, указаний, распоряжений, распределение по папкам и темам;
•	Выборка документов по ключевым словам;
•	Контроль движения служебной корреспонденции и исполнения поручений;
•	Ведение структурированного архива служебной документации
•	Обеспечение автоматизированной рассылки корреспонденции сотрудникам вуза;
•	Формализация и автоматизация процессов согласования.

Подсистема «Общевузовские информационно-справочные службы»
•	Ведение электронной доски объявлений
•	Предоставление информации о содержании учебного процесса, включая учебные планы по специальностям и направлениям, содержание основных предметов и спецкурсов, расписание занятий;
•	Ведение справочника телефонных номеров, справочника помещений и др.
•	Оперативное обеспечение сотрудников и студентов необходимой информацией.

Подсистема «Нормативно-правовая поддержка»
•	Ведение и учет федеральных и местных законов, стандартов, нормативных актов, отраслевых и внутривузовских приказов и распоряжений.
•	В настоящее время функциональность реализуется на базе справочных систем «Гарант» и «Консультант»

Финансово-бухгалтерская деятельность

Подсистема «Учет договорных отношений»
•	Формирование, учет и мониторинг договоров по направлениям и видам деятельности вуза (на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, хозяйственных, аренды, контрактного обучения, оказания дополнительных образовательных услуг, поставку оборудования и исполнение работ) и других документов, регламентирующих отношения с различными контрагентами.
•	Аналитический и синтетический учет планируемых и фактических доходов и расходов по договорам;
•	Ведение взаиморасчетов по нескольким контрактам с одним и тем же контрагентом;
•	Обеспечение руководства ВУЗа оперативной информацией по дебиторской/кредиторской задолженности, о плановом расходе/поступлении средств по различным видам деятельности и статьям

Подсистема «Штатное расписание»
•	Формирование и обработка приказов по структуре ВУЗа (открытие, ликвидация, переименование, переподчинение подразделений), приказов по штатному расписанию (об организации, ликвидации, переподчинению, изменению источника финансирования рабочих мест);
•	Планирование и анализ денежных средств на оплату труда сотрудников по подразделениям и по университету в целом, по категориям сотрудников, по источникам финансирования;
•	Подготовка отчетной документации по труду и заработной плате.

Подсистема «Центральная бухгалтерия»
•	Регистрация хозяйственных операций;
•	Создание всех типовых форм и регистров бухгалтерской отчетности;
•	Формирование первичных бухгалтерских документов и реестров;
•	Формирование сводного и частных балансов по источникам финансирования.
•	Обеспечение руководства ВУЗа, руководителей подразделений и проектов оперативной информацией по фактическим и кассовым расходам, информацией об остатках по кассе, по расчетным счетам и субсчетам

Подсистема «Заработная плата»
•	Расчет заработной платы штатных сотрудников и совместителей с учетом всех видов начислений и удержаний;
•	Формирование платежных и итоговых ведомостей, отслеживание выплат через кассу;
•	Ведение лицевых счетов и карточек учета подоходного налога;
•	Выдача справок о доходах физических лиц за указанные периоды времени, формирование файлов для автоматизированного обмена информацией (сведения о доходах в ГНИ, в пенсионный фонд);
•	Обеспечение руководства ВУЗа, руководителей подразделений и проектов оперативной информацией по начислению зарплаты сотрудникам.

Подсистема «Стипендия»
•	Автоматизированное начисление стипендий и социальных пособий студентам, аспирантам и докторантам в соответствии со стипендиальными приказами и прочими документами, регламентирующими начисление стипендии;
•	Перерасчет стипендий при изменении базовых показателей;
•	Обеспечение руководства ВУЗа и деканов оперативной информацией по начислению стипендии.

Подсистема «Учет материалов и МБП»
•	Учет операций прихода, расхода, списания, внутреннего перемещения  материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов по подразделениям, материально ответственным лицам.

содержаниЕ и развитиЕ материальной базы

Подсистема «Основные средства»
•	Ведение учета основных средств  (ОС) по инвентарным номерам;
•	Отслеживание движения ОС по подразделениям и материально ответственным лицам;
•	Учет операций комплектации, списания и продажи, учет износа, амортизации, переоценка стоимости;
•	Получение сводных отчетных ведомостей по всем аспектам учета и движения ОС;
•	Обеспечение руководства ВУЗа и руководителей подразделений информацией о наличии и состоянии ОС.

Подсистема «Пространственный кадастр университетского кампуса»
•	Учет фонда аудиторных и служебных помещений университетских корпусов, жилых помещений студгородка;
•	Паспортизация зданий и сооружений;
•	Управление инженерными и информационными коммуникациями и др.
•	Обеспечение руководства ВУЗа информацией о наличии и состоянии аудиторных, жилых, производственных, служебных и прочих помещений.

Библиотечно-издательская деятельность

Подсистема «Библиотека»
•	Ведение учета библиотечного фонда, каталогов, рубрикаторов;
•	Учет читателей;
•	Учет наличия литературы, обеспеченности учебных программ учебной литературой, согласование фонда учебной литературы с программами учебных дисциплин для обеспечения повышения качества знаний студентов.

Подсистема «Издательская деятельность»
•	Ведение сводного тематического плана издания работ;
•	Контроль выполнения работ по изданию материалов конференций, сборников и т.д.