Обеспечение учета состояния основного объекта учета СТУДЕНТ на основе обработки документов, фиксирующих переходы от одного этапа учебного процесса к другому, завершения или временного прекращения учебного процесса и т.д.

Секретарь деканата (или другой деканатский работник) готовит (формирует) приказы по движению, по личному составу и других вышеперечисленных типов, определяет набор согласующих и утверждающих виз (декан факультета, учебный отдел, зав.практикой (о направлении на практику), информационно-кадровое управление, гл.бухгалтер и нач. ПФО (для приказов по назначению пособий и стипендий)). Приказ визируется этими службами. Ректор подписывает приказ. Приказ регистрируется в канцелярии и рассылается по всем визирующим этот приказ службам и в военно-учетный. стол (для студентов дневного отделения).

Стипендиальная комиссия на основании сводной ведомости оценок формирует протокол о назначении стипендии. Секретарь деканата готовит приказ о назначении стипендии. Визы: гл.бухгалтер, нач. ПФО, декан. Подписывает приказ ректор(проректор по УР).

Факультетские распоряжения – подписывается только деканом факультета.

Общий подход к организации хранения справочной информации о человеке - хранение документов, подтверждающих данную информацию. Поскольку эта информация изменчива во времени (человек может сменить не один паспорт за время работы системы), а информационная система должна выдавать необходимую информацию по состоянию на произвольный момент времени, то возникает необходимость ведения истории. Наилучший способ хранения истории - хранение документа.

Диаграмма “Адреса и документы” описывает связь человека с его личными документами, адресами и телефонами, которых у каждого человека может быть несколько.

ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ принадлежащий человеку и содержащий какую-либо информацию про него, либо имеющий для человека какое-нибудь значение.

Пример экземпляра: Паспорт ; Дата выдачи: ‘16-ноя-1984’ ; Серия: VII ; N: НИ – 327801; Выдан: ОВД Устиновского р-на г.Ижевска; Место рождения: с.Алнаши Удмуртской АССР (место рождения для УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ДОКУМЕНТА)

# ИД – искусственный идентификатор

* ДАТА1 – дата регистрации документа (дата выдачи)

0 ДАТА2 – дата конца действия

* НОМЕР – регистрационный номер документа

0 СЕРИЯ – серия личного документа

0 КЕМ ВЫДАН – наименование выдавшей организации

# ИД – искусственный идентификатор

1. Каждый ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ должен иметь один и только один ТИП ЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА
2. Каждый ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ должен упоминать одного и только одного ЧЕЛОВЕКА, которому он принадлежит.

Примеры наиболее значимых для учета личных документов:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, свидетельство о рождении, удостоверение военнослужащего и т.п.). Может подтверждать гражданство одной и только одной СТРАНЫ и характеризоваться одной и только одной НАЦИОНАЛЬНОСТЬЮ.
• об образовании – документ, подтверждающий наличие у человека образования (различные виды дипломов, аттестат, свидетельство о среднем образовании). Должен иметь один и только один ВИД ОБРАЗОВАНИЯ (высшее, среднее, среднее-спец., нач. профессиональное, ...).
• о присвоении ученой степени (диплом кандидата или доктора наук о присуждении ученой степени). Должен иметь один и только один ВИД УЧЕНОЙ СТЕПЕНИ (кандидат наук, доктор наук) и один и только один ВИД НАУКИ (физ.-мат., историч., филологич., …).
• о присвоении ученого звания (аттестат доцента или профессора о присуждении ученого звания). Должен иметь один и только один ВИД УЧЕНОГО ЗВАНИЯ (доцент, профессор).
• о родственных отношениях – подтверждающий наличие у человека родственных отношений (свидетельство о рождении – для родственных отношений вида “родитель-ребенок”, свидетельство о браке – для родственных отношений вида “муж-жена”). Должен иметь один и только один ВИД РОДСТВЕННОГО ОТНОШЕНИЯ и должен включать связь с одним и только одним ИМЕНЕМ другого человека, входящего в это же родственное отношение. Документ о родственных отношениях может иметь прочтение с обоих концов родственного отношения, поэтому вводить его дважды нет необходимости (например, когда муж и жена работают вместе).
• справка о знании языков – документ, подтверждающий знание человеком какого-то языка (возможно, фиктивный). Должен подтверждать знание одного и только одного ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА.
• о воинской обязанности (военный билет, ..). Должен характеризоваться одним и только одним ВОИНСКИМ ЗВАНИЕМ. Сущность не до конца проработана. Но такая детализация встречается в некоторых медицинских ВУЗах.
• прочий личный документ : все прочие личные документы, не вошедшие в данную классификацию.

Тройка сущностей ТИП, ХАРАКТЕРИСТИКА И СВОЙСТВО ЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА предусмотрены для облегчения реализации и упрощения функций администрирования. Их назначение и использование аналогичны таким же тройкам в других диаграммах (например, “Приказы студенческие”). Пример СВОЙСТВ ЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА: удостоверять личность (паспорт, свидетельство о рождении, ...), определять семейное положение (паспорт и свидетельство о браке).

Личные документы не являются внутренними первичными документами ВУЗа.

Справочные сущности в основном имеют сходную структуру: КОД – НАИМЕНОВАНИЕ – ПРИМЕЧАНИЕ. Кроме одной:

ВИД РОДСТВЕННОГО ОТНОШЕНИЯ – Допустимая в жизни пара видов родства.

Пример экземпляра: отец – дочь

# ИД – искусственный идентификатор

* НАЗВАНИЕ1 – Название родственного отношения с 1-го конца

* НАЗВАНИЕ2 – Название родственного отношения со 2-го конца

# ИД – искусственный идентификатор

АДРЕС – адрес, характеризующий местонахождение человека.

Пример экземпляра: 426067 - 18 - Ижевск – Ключевой – ПОС – Родниковая -УЛ - 35 - А – 16.

0 ИНДЕКС – индекс предприятия связи

0 РАЙОН – наименование района в регионе

0 ГОРОД – наименование города

0 НАСЕЛ ПУНКТ – наименование населенного пункта в районе или городе

0 УЛИЦА – наименование улицы в насел.пункте или городе

* ДОМ – номер дома

0 КОРПУС – номер корпуса

0 КВАРТИРА – номер квартиры

# ЧЛВК_ИД – искусственный идентификатор ЧЕЛОВЕКА.

# ТАДР_КОД – код ТИПА АДРЕСА

# УДОК_ИД – искусственный идентификатор УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ДОКУМЕНТА.

1. Каждый АДРЕС должен принадлежать одному и только одному ЧЕЛОВЕКУ.
2. Каждый АДРЕС может быть указан в одном и только одном УДОСТОВЕРЯЮЩЕМ ДОКУМЕНТЕ
3. Каждый АДРЕС должен иметь один и только один ТИП АДРЕСА. Основные типы адресов: адрес регистрации (прописки) и фактический (фактического места жительства).
4. Каждый АДРЕС может включать в себя одну и только одну СТРАНУ.
5. Каждый АДРЕС может включать в себя один и только один РЕГИОН.
6. Каждый АДРЕС может характеризоваться одним и только одним ТИПОМ НАСЕЛЕННОГО ПУНКТА (Пример: Село, ПОСелок, СТАница, …).
7. Каждый АДРЕС может характеризоваться одним и только одним ТИПОМ УЛИЦЫ (Пример: УЛица, ПЕРеулок, ПЛощадь…).

При заполнении элементов в адресе может использоваться следующий набор правил:

1) код страны должен быть указан только у нерезидентов.

2) код региона должен быть указан только у резидентов.

3) для городов Москва и Санкт-Петербург, являющихся регионами Российской Федерации, заполняется элемент адреса "Код региона", а элементы адреса "Район" и "Город" не заполняются. Во всех остальных случаях какой-нибудь из элементов адреса "Район" или

"Город" должен быть заполнен.

4) если районный центр - город, то наименование района может не указываться. Например: "Код региона"=18, "Район"="", "Город"="Глазов".

5) если заполнен "Район", то должны быть заполнены "Город" или "Насел пункт".

6) если заполнен "Город", то должны быть заполнены "Насел пункт" или "Улица".

7) если заполнен "Насел пункт", то должен быть заполнен "Тип насел пункта".

8) если заполнена "Улица", то должен быть заполнен "Тип улицы".

9) элементы адреса "Корпус" и "Квартира" могут быть заполнены только при

заполнении элемента адреса "Дом".

За основу справочника стран может быть взят Общероссийский Классификатор Стран Мира (ОКСМ), который введен в действие Постановлением Госстандарта от 27.12.95 N 64. За основу справочника регионов может быть взят используемый ГИБДД.

Подобное представление адресов позволяет легко сформировать все известные нам отчеты и сводки ( Сведения о доходах в ГНИ, Сведения для пенсионного фонда …)

ТЕЛЕФОН – телефонный номер, имеющий значение для человека.

Пример экземпляра: (341-2) 75-23-54 – домашний

# НОМЕР – номер телефона

0 КОММЕНТАРИЙ – комментарий к номеру (домашний, рабочий, ..)

# ЧЛВК_ИД – искусственный идентификатор ЧЕЛОВЕКА.

# НОМЕР – номер телефона

Каждый ТЕЛЕФОН должен принадлежать одному и только одному ЧЕЛОВЕКУ.

ИМЯ - обеспечивает хранение истории изменения имени (фамилии) человека. Так как только по студентам и сотрудникам удается проследить историю имени по внутренним первичным документам (приказам), то приходится для этого вводить дополнительную сущность.

Описанный выше подход к организации информации о человеке позволяет обеспечить простую настройку системы на требования различных пользователей, позволяет проводить уточнение требований в процессе эксплуатации системы. При необходимости добавления информации можно легко добавить новый документ (без изменения структур таблиц) или добавить интересующие поля в таблицы, описывающие существующие документы, не затрагивая структуры центрального справочника ЧЕЛОВЕК.

Именно приказы по движению студентов и есть те первичные документы, которые определяют состояние студента на произвольный момент времени. Только из приказов можно достоверно определить дату выхода в академотпуск и возврата из него, учебную группу, курс, специальность, учебный план, по которому обучается студент и другую информацию. Только в приказах достоверно описывается история изменения состояния студента от зачисления в ВУЗ до выпуска.

Считаем, что практически любой приказ по движению имеет трехуровневую структуру: Студенческий_приказ - Пункт_студенческого_приказа - Строка_студенческого_приказа. Или без существенных ограничений может быть приведен к таковому. Таким образом, считаем ВСЕ(!) приказы групповыми. Для индивидуальных приказов можем наложить ограничение “Одна и только одна строка в пункте”.

Сущность Студенческий_приказ определяет наиболее общие характеристики приказа, присущие практически любому документу: Идентификатор (ИД), Дата, Номер.

Сущность ПУНКТ_студенческого_приказа содержит практически всю информацию о характере изменений. Т.е. именно в пункте приказа определяется, какие действия нужно совершить в отношении студента, определяется период действия приказа.

Атрибут ТЕКСТ предназначен для хранения неформализованной части формулировки приказа. Например, в приказе о переводе из другого ВУЗа, поле ТЕКСТ может содержать наименование ВУЗа, из которого переводится студент. В приказе об отчислении за совершение противоправных действий, поле ТЕКСТ может содержать информацию о том, какие именно противоправные действия совершил студент. При этом считаем, что информация, содержащаяся в этом поле не будет использована в качестве критерия запроса.

Атрибуты ДАТА1, ДАТА2 определяют период действия приказа.

В каждом пункте приказа может указываться, из каких средств финансируется подготовка студента (сущность ФИНАНСИРОВАНИЕ). Возможны варианты: “бюджетная форма обучения”, “обучение по договору”, “целевая подготовка специалистов” и др. После ввода в эксплуатацию подсистемы “Учет договоров” эта сущность окажется избыточной: всю необходимую информацию можно будет получить из подсистемы “Учет договоров”.

Связь пункта приказа с сущностью УЧЕБНЫЙ ПЛАН определяет форму обучения, специальность, специализацию, квалификацию по окончании, перечень дисциплин и др.

Пункт приказа характеризуется типом ТИП_ПУНКТА_ПРИКАЗА, однозначно соответствующим формулировке (например “зачислить на 1 курс”, “допустить к занятиям”, “восстановить ранее отчисленного”, “назначить стипендию”, “объявить выговор” и т.п.).

Пункт приказа составляется по причине ПРИЧИНА_ПРИКАЗА. Считаем, что причина у пункта только одна, в противном случае указываем лишь основную. Список допустимых для данного типа приказа причин содержится в ПРИЧИНА_ПУНКТА_ПРИКАЗА. Возможные формулировки причины приказа:

а) По собственному желанию;

б) По семейным обстоятельствам;

в) За академическую неуспеваемость;

г) В связи с переводом в …;

д) В связи с призывом в ряды ВС;

По состоянию здоровья

По уходу за ребенком

Сущность ФРАЗА предназначена для обеспечения автоматического формирования текста приказа. Считаем, что формулировка приказа допускает разбиение на фрагменты, каждый из которых может быть либо статичным текстом, либо ключевым словом (выражением). Например, приказ об отчислении по состоянию здоровья может быть разделен на фразы следующим образом:

Ключевые слова замещаются функцией на значения атрибутов сущностей, связанных с пунктом приказа. В качестве другого варианта замещения ключевых слов значениями из базы рассматривается наличие представления, объединяющего все (или почти все) атрибуты сущностей, связанных с пунктом приказа. Такое представление будет достаточно “толстым”, но на его основе можно будет сформировать практически произвольный текст приказа.

Сущность ПОДПИСЬ указывает на человека, поставившего под документом подпись того или иного типа (“согласовано”, “утверждаю”, “проект вносит” и др.), с указанием даты подписания (ДАТА) документа. Дата подписи типа “утверждаю” может рассматриваться в качестве даты, с которой приказ вступает в силу.

Сущности ХАРАКТЕРИСТИКА_ПУНКТА_ПРИКАЗА, СВОЙСТВО_ПУНКТА_ПРИКАЗА предусмотрены для облегчения реализации и упрощения функций администрирования. Например:

Сущность Строка_студенческого_приказа содержит ссылку на объект воздействия приказа, т.е. собственно на студента (ЧЕЛОВЕК). Причем в строке приказа упоминается не сам студент (ЧЕЛОВЕК), а одно из его имен, актуальное на момент подготовки приказа. Это позволит в любое время получить документ в первоначальном виде. Причем такую возможность старались предусмотреть и по отношению к другим объектам, так или иначе связанным с ЧЕЛОВЕКом.

Для студентов платной формы обучения предусмотрена ссылка на сущность ДОГОВОР, содержащую информацию о договорах платной формы обучения. Если установить правило “ссылка на договор для студентов платной формы обязательна”, то сущность ФИНАНСИРОВАНИЕ станет избыточной. Естественно, это возможно только после ввода в эксплуатацию соответствующей подсистемы.

Кроме того, именно в строке приказа определяются атрибуты, связанные с финансами. Это связано с тем, что в некоторых ВУЗах размер стипендии определяется для каждого студента, а не списком. Таким образом, в строке стипендии может упоминаться какой-либо тип выплаты: “стипендия базовая”, “стипендия повышенная”, “надбавка Ученого совета к стипендии”, “премия”, “штраф”, “социальное пособие” и др.

Каждый тип выплаты имеет набор ХАРАКТЕРИСТИК, выбираемых из СВОЙСТВ ВЫПЛАТЫ. Это позволит объединить различные типы начислений в группы по общему признаку. Например:

1. все виды стипендии характеризуем свойством “стипендия”;
2. все надбавки к базовой стипендии – “надбавки к базовой стипендии”
3. все штрафы – “штраф” и т.д.

Одна из важнейших характеристик – сумма, соответствующая типу выплат на заданную дату. Например, “размер базовой стипендии по состоянию на 01.01.00”. Изменив лишь одно значение характеристики, автоматически изменим сумму стипендии каждого стипендиата, что значительно упрощает настройку системы и работу с подсистемой "Стипендия".

В описываемой схеме реализованы 2 типа стипендиальных приказов:

1. Приказ, издаваемый по окончании семестра на основании протокола заседания стипендиальной комиссии.
2. Приказ, изменяющий сумму стипендии конкретного студента.

В зависимости от правил, принятых в ВУЗе, в строке приказа указывается либо конкретная сумма, либо процент от ТИПа ВЫПЛАТЫ (например, “120% от базовой стипендии”, “112% от стипендии Ученого Совета”). При втором подходе приказ не утрачивает актуальности при изменении размера стипендии.

При таком подходе информация делится достаточно логично, так как объект приказа упоминается только в строках, а практически вся информация, содержащаяся в формулировке, собрана на уровне пункта приказа (кроме приказов о назначении стипендии, денежных премиях и штрафах), что обеспечивает достаточно простое использование этих структур при построении отчетов и других функций.

Считаем, что все перемещения студента определяются фразой из формулировки (пункта) приказа "... и числить в группе ...". Откуда с легкостью получаем факультет, курс и пр. Все изменения по учебной нагрузке можно определить из связи (пункта) приказа с учебным планом: специальность, специализация, квалификация по окончании и пр. Состояние (статус) студента на заданную дату может быть определено из приказов, имеющих формулировку: “…зачислить на 1 курс…”, “…отчислить…”, “…предоставить академический отпуск…” и др.

В данную схему достаточно логично вписываются приказы о награждениях и взысканиях. Формулировка такого приказа хранится в виде текста в поле ТЕКСТ. При этом возникает ограничение на оперирование хранимой информацией, т.е. будет достаточно сложно ответить на вопросы:

1. Сколько студентов платили штраф в размере 3 руб. за утерю читательского билета?
2. Кто из студентов имеет наибольшее количество выговоров за нарушение учебной дисциплины?

Успешного разрешения этих неудобств можно достичь дальнейшей формализацией формулировок приказов с учетом возможностей информационной системы; формализацией запросов к системе.